1. La capacité organisationnelle
2. Le contrôle global qu’un organisme de réglementation exerce sur ses processus d’évaluation et d’inscription, ainsi que sur ses relations avec les fournisseurs de services tiers
3. Impact des changements majeurs sur les pratiques d’inscription et les relations avec les fournisseurs de services tiers
4. Capacité de l’organisme de réglementation à se conformer aux obligations législatives ou réglementaires nouvellement introduites​
5. Questions d’intérêt public

Introduction

Ce document présente les éléments spécifiques du Cadre de conformité axé sur le risque (ci après le « Cadre ») du Bureau du commissaire à l’équité (BCE) ainsi que la façon par laquelle il sera mis en œuvre. Cette version a été mise à jour pour tenir compte du climat de risque actuel en matière de pratiques d’inscription équitables et des enseignements tirés du cycle d’évaluation des risques 2021 2022.

Voici les objectifs du Cadre :

• permettre aux organismes de réglementation de remplir efficacement leurs obligations légales et d’adopter des pratiques exemplaires connexes, afin d’obtenir de meilleurs résultats en matière d’inscription pour l’ensemble des candidats;
  
• favoriser la définition de facteurs de risques ciblés afin de permettre aux organismes de réglementation de concentrer leur attention sur les efforts d’atténuation et de remédiation appropriés;
• ​réduire les fardeaux inutiles pesant sur les organismes de réglementation performants et mieux répartir les ressources du BCE, et ce, pour tenir compte du fait que tous les organismes du secteur public fonctionnent avec des ressources limitées.

Cette politique et cadre de conformité axés sur le risque, ainsi que le Guide des obligations prescrites par la législation et des meilleures pratiques d’inscription équitables à l’intention des professions réglementées et des métiers à accréditation obligatoire et des ordres des professions de la santé, constituent la base sur laquelle le BCE travaillera avec les organismes de réglementation afin d’améliorer les pratiques d’inscription pour tous les candidats, y compris les personnes ayant reçu une formation à l’étranger.

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Le contexte​ d’autoréglementation

En Ontario, les particuliers doivent obligatoirement obtenir un permis ou un certificat auprès d’une entité qui supervise l’exercice de la profession réglementée ou bien d’un ordre d’une profession de la santé ou d’un métier à accréditation obligatoire (ci après les « organismes de réglementation ») afin d’exercer dans le domaine ou d’utiliser un titre.

​Les organismes de réglementation existent pour défendre l’intérêt public en délivrant un permis aux professionnels qualifiés et en les rendant responsables de respecter des normes d’exercice. Ces organismes diffèrent des associations professionnelles qui existent pour fournir des services à leurs membres et défendre les intérêts de ces membres et de leurs professions.

Afin qu’ils soient en mesure de remplir ce mandat de protection du public, diverses lois provinciales leur donnent autorité pour :

• fixer des normes à respecter par les particuliers qui se lancent dans la profession ou le métier à accréditation obligatoire;
• délivrer un permis à ces particuliers;
• surveiller l’adhésion des membres titulaires d’un permis aux normes d’exercice.

Ce régime est communément appelé « autoréglementation ».

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Le cadre l​égislatif applicable

En 2006, l’Assemblée législative de l’Ontario a présenté un projet de loi alors baptisé Loi de 2006 sur l’accès équitable aux professions réglementées (LAEPR). Cette loi vise à aider à faire en sorte que les pratiques d’inscription des professions réglementées soient transparentes, objectives, impartiales et équitables. La législation a également établi le Bureau du commissaire à l’équité en tant qu’organisme gouvernemental chargé de superviser les pratiques d’inscription de ces professions.

La LAEPR, qui a reçu la sanction royale en décembre 2006, modifie également la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR) en intégrant des dispositions semblabl​es, mais non identiques, dans le Code des professions de la santé (annexe 2 de la LPSR). Ces deux lois sont appelées collectivement « législation sur l’accès équitable ».

En 2013, la LAEPR est modifiée pour confier au BCE la surveillance des métiers à accréditation obligatoire. Le nom de la loi a également été modifié pour devenir la Loi de 2006 sur l’accès équitable aux professions réglementées et aux métiers à accréditation obligatoire (LAEPRMAO).

En 2021, les deux lois ont été modifiées afin d’y intégrer des dispositions substantielles visant à :

• éliminer l’utilisation des exigences liées à l’expérience canadienne, sauf dans des circonstances particulières;
• fixer des délais de traitement des demandes d’inscription
• simplifier les exigences en matière de compétences linguistiques;
• assurer la continuité des processus d’inscription dans les situations d’urgence.

​La LAEPRMAO et la LPSR exigent toutes deux que les organismes de réglementation respectent un certain nombre d’exigences légales supplémentaires, notamment :

• satisfaire à l’obligation générale d’établir des pratiques d’inscription transparentes, objectives, impartiales et équitables (article 6 de la LAEPRMAO et article 22.2 de l’annexe 2 de la LPSR);
• satisfaire aux obligations spécifiques énoncées dans les lois concernant, entre autres, la fourniture de renseignements, la mise à disposition de procédures d’appel ou de révision, l’articulation des fondements de l’évaluation des compétences des candidats, la formation du personnel et l’identification du droit d’un candidat ou d’une candidate d’obtenir l’accès aux dossiers qui le ou la concernent (articles 7 à 12 de la LAEPRMAO et articles 22.3 à 22.4 et autres dispositions de l’annexe 2 de la LPSR);
• présenter des rapports et fournir des renseignements au BCE (articles 19 à 25 de la LAEPRMAO et articles 22.6 à 22.11 de l’annexe 2 de la LPSR).
  

​Les principes de réglementation modernes du BCE

Au cours de la dernière décennie, le secteur public a œuvré à la modernisation de ses systèmes de réglementation. Cette tendance repose sur les recherches montrant que les outils de mise en application traditionnels ne sont pas toujours suffisamment efficaces, efficients ou souples pour atteindre des objectifs conformes à l’intérêt public. C’est pourquoi il est important que les organismes de surveillance tels que le BCE puissent se fier à des approches réglementaires proactives, novatrices, et faisant appel à une variété d’outils de conformité et de sensibilisation.

Sur la base de l’examen par le BCE des approches en matière de conformité réglementaire en place au sein de diverses administrations et de vastes consultations menées auprès des parties prenantes, le BCE a adopté les six principes de réglementation moderne suivants pour éclairer son Cadre de conformité axé sur le risque et d’autres composantes de son mandat :

​1. Notre approche en matière de conformité réglementaire reposera sur la transparence, le professionnalisme et la collaboration.

Le Bureau du commissaire à l’équité appliquera les lignes de conduite suivantes :

• s’attacher à parvenir à de meilleurs résultats en formulant des attentes en matière de conformité plus simples et plus directes;
• communiquer et collaborer avec les professions et les métiers lorsque de nouvelles approches ou des modifications des cadres réglementaires sont proposées;
• être responsable de ses décisions et ouvert à l’examen par le public.

2. Notre approche en matière de surveillance de la conformité sera fondée sur des données probantes et axée sur le risque.

Nous tiendrons compte du profil de risque des organismes de réglementation pour sélectionner les outils de conformité appropriés afin d’examiner leur rendement et d’établir le degré d’implication du BCE à leur égard.

Pour créer des profils de risque pour les organismes de réglementation, nous tiendrons compte des facteurs de risque qui pourraient avoir une incidence importante sur leur capacité à respecter les obligations importantes fondées sur l’équité et les considérations de politique publique, ainsi que sur l’obtention de meilleurs résultats pour les candidats.

Pour une période donnée, les activités du BCE en matière de conformité peuvent être orientées vers les organismes de réglementation à l’échelon individuel présentant un profil de risque plus élevé, vers des questions plus thématiques ou systémiques appliquées à des catégories d’organismes de réglementation, ou dans ces deux directions en parallèle.

Nous prendrons également en compte les mandats distincts de chaque organisme de réglementation, et adapterons nos interventions au besoin, en fonction du profil de risque de l’organisme, de sa situation actuelle et de son degré de conformité.

(Veuillez noter que l’ensemble des facteurs de risque que le BCE prévoit d’adopter pour le cycle d’évaluation des risques de 2024 sera différent de celui utilisé lors du dernier cycle. Ces facteurs sont décrits plus loin dans le document. Ces facteurs pourront être ajustés lors des prochains cycles d’évaluation des risques afin de prendre en compte, par exemple, des modifications supplémentaires apportées à la législation).

3. Nous appliquerons une approche proportionnelle pour améliorer et promouvoir la conformité.

Les ressources que nous emploierons pour surveiller les activités d’un organisme de réglementation seront proportionnelles au niveau de risque associé aux activités de cet organisme.

Le BCE concentrera ses efforts sur les organismes de réglementation qui ont accompli moins de progrès que leurs pairs à l’égard de leurs exigences de conformité ou qui sont considérés comme présentant un profil de risque élevé. Inversement, les obligations de reddition de comptes et les exigences associées seront généralement réduites pour les organismes de réglementation qui satisfont à leurs obligations en matière de conformité ou qui accomplissent des progrès considérables concernant l’adoption de pratiques d’inscription transparentes, objectives, impartiales et équitables.

4. Nous communiquerons avec les organismes de réglementation, nous les sensibiliserons et nous leur fournirons des orientations afin de promouvoir et d’accroître la conformité.

Le BCE aura recours à un ensemble d’outils de conformité et travaillera en collaboration avec les organismes de réglementation pour améliorer leurs processus d’inscription et d’évaluation. Ces approches pourront inclure des activités de sensibilisation, des échanges entre pairs, la diffusion de documents et de trousses d’outils sur les pratiques exemplaires, la communication des exigences applicables aux rapports annuels ou périodiques, ainsi que des examens plus formels des pratiques d’inscription visant à accroître la conformité.

5. Nous procéderons à la surveillance, à la mesure et à l’évaluation de nos activités et de nos résultats, ainsi qu’à l’établissement de rapports à cet égard, afin d’adapter et d’améliorer nos activités en matière de conformité.

Dans la mesure du possible, les données et les éléments probants recueillis par le BCE serviront à établir les profils de risque des organismes de réglementation et à déterminer les activités associées de mise en conformité. Le BCE fera également en sorte d’avoir recours à des technologies et à des méthodes modernes pour simplifier ses fonctions de collecte de données, d’établissement de rapports et de diffusion de renseignements.

6. Nous échangerons les renseignements et collaborerons afin de réduire le fardeau de la réglementation et de promouvoir une plus grande cohérence.

Le BCE travaillera de façon constructive avec d’autres organismes de surveillance réglementaire afin de réduire le fardeau de la réglementation pesant sur chacun des organismes de réglementation. Plus particulièrement, le BCE collaborera avec le ministère de la Santé de l’Ontario pour aider conjointement les ordres des professions de la santé à remplir leurs obligations législatives.

Le Cadre d​​e conformité axé sur le risque du BCE

​La stratégie de conformité du BCE et l’allocation des ressources connexes seront orientées par son Cadre de conformité axé sur le risque. Le Cadre s’appuiera sur une évaluation individualisée de chaque organisme de réglementation en fonction de cinq facteurs de risque susceptibles d’influer sur la capacité de l’organisme de réglementation à obtenir de meilleurs résultats en matière d’inscription pour les candidats.

Les facteurs de risque définis traduiront une série de risques existants et potentiels susceptibles d’entraver des pratiques d’inscription équitables pour les personnes formées au Canada et à l’étranger, dans l’ensemble des organismes de réglementation des professions de la province. Ils représentent nécessairement une analyse ponctuelle. Ces facteurs de risque sont décrits plus en détail ci dessous.

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​Facteurs de risque

​Comment le BCE détermine la note de risque d’un organisme d​e réglementation

Pour déterminer la catégorie de risque globale d’un organisme de réglementation, le BCE analysera d’abord chaque facteur de risque individuellement. Il prendra également en compte les caractéristiques distinctes de l’organisme de régulation et les spécificités de l’environnement dans lequel il évolue.

Le BCE examinera attentivement chacun des facteurs de risque énumérés, mais il accordera une attention particulière à ceux qui concernent les pénuries de main d’œuvre et les révisions majeures des processus d’inscription d’un organisme de réglementation, car ils sont susceptibles de compromettre de manière importante le parcours professionnel des candidats et de mettre en péril la santé et la sécurité du public.

Les facteurs de risques seront ensuite évalués selon une matrice d’évaluation de risques plus traditionnelle (c’est à dire en analysant l’impact potentiel du risque et la probabilité qu’il se matérialise). Ces facteurs seront ensuite analysés pour obtenir une note de risque globale qui sera classée dans l’une des trois catégories suivantes :

1. ​Faible
2. Relativement faible
3. Modéré à élevé

Il est important de noter que ce cadre d’évaluation des risques n’est pas conçu pour être punitif par nature. Dans certains cas, les organismes de réglementation n’ont qu’une capacité limitée à éviter ces risques ou à les atténuer complètement. Ce cadre est plutôt conçu pour repérer les risques systémiques auxquels sont exposés les candidats et pour trouver des moyens de se concentrer collectivement sur ces risques et de les écarter.

La catégorie de risque déterminera à son tour le degré d’attention que le BCE accordera aux organismes de réglementation individuels et les outils de conformité associés qu’il appliquera. Le BCE concentrera ses activités de conformité sur les organismes de réglementation qu’il place dans les catégories de risque « relativement faible » ou « modéré à élevé ».

Lorsque le BCE détermine qu’un organisme de réglementation doit être classé dans l’une ou l’autre des catégories de risque plus élevé, et afin de garantir l’équité de la procédure, le BCE rencontrera les responsables de l’organisme de réglementation pour leur expliquer les fondements de l’évaluation et leur donner la possibilité de formuler des commentaires, avant de finaliser l’évaluation.

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​Les outils ​de conformité du BCE

Le BCE peut déployer un ensemble d’outils permettant de s’assurer que les organismes de réglementation remplissent leurs obligations légales et instaurent des pratiques d’inscription équitables et novatrices.

La mesure dans laquelle ces outils seront utilisés et le degré d’intervention seront fondés sur ce qui peut être considéré comme un continuum de conformité impliquant une escalade progressive pour promouvoir le respect de la législation. Les outils de conformité et les circonstances dans lesquelles ils peuvent être utilisés sont décrits ci dessous.

​Tableau 1 : Catégories de risques et outils de conformité du BCE connexes

Veuillez consulter l’annexe 1 pour une description des outils de conformité mentionnés dans ce tableau.

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​Transparence et révisions futures de la politique

En co​mplément des dispositions relatives à la transparence contenues dans la législation, le BCE prévoit de publier les cotes de risque de tous les organismes de réglementation dans son rapport annuel 2022 2023, ainsi que les mesures que les organismes de réglementation présentant un risque élevé ont prises pour améliorer leurs pratiques en matière d’inscription.

Lors de la transition vers le processus d’évaluation des risques de 2024, le BCE continuera à travailler avec les organismes de réglementation pour traiter les risques résiduels ou les problèmes de conformité découlant du dernier cycle. Au fur et à mesure que les nouvelles évaluations des risques sont publiées, certains organismes de réglementation peuvent passer d’une catégorie de risque plus élevé à une catégorie de risque plus faible, tandis que d’autres peuvent aller dans la direction opposée. Il s’agit là d’un sous produit prévisible d’un environnement d’inscription très dynamique.

​Enfin, le BCE prévoit de revoir son approche de l’évaluation périodique de la conformité des organismes de réglementation en vertu de l’alinéa 13(3)a) de la LAEPRMAO et de l’alinéa 22.5(1)a) de l’annexe 2 de la LPSR, afin de s’assurer que ce processus est conforme aux objectifs du Cadre de conformité axé sur le risque.

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​A​nnexe 1 : Les outils ​de conformité du BCE

​Cette section décrit brièvement chacun des outils de conformité du BCE et les cas dans lesquels ils peuvent être utilisés. 

1. Sensibilisation et diffusion de pratiques exemplaires

Cet outil englobe une diversité de mesures conçues pour favoriser la conformité grâce à la sensibilisation, au conseil, à l’orientation et à la promotion de pratiques d’inscription équitables exemplaires. Le BCE peut adopter cette approche pour tous les organismes de réglementation, et ce, en concentrant ses efforts selon les lacunes observées dans les processus de chaque organisme de réglementation.

2. Élaboration et présentation de rapports sur les pratiques d’inscription équitables

Aux termes de l’article 20 de la LAEPRMAO et de l’article 22.7 de l’annexe 2 de la LPSR, les organismes de réglementation sont tenus de rédiger et de présenter au BCE un rapport sur les pratiques d’inscription équitables chaque année ou à d’autres moments précisés par le ou la commissaire à l’équité.

Dans le cadre de cette obligation, le BCE demande que ce rapport contienne des renseignements concernant, entre autres, les éléments suivants :

• le nombre actuel de membres de la profession réglementée, de l’ordre des professions de la santé ou du métier à accréditation obligatoire;
• le nombre total de candidats;
• le nombre de candidats formés à l’étranger;
• la répartition démographique des candidats et des membres (par exemple par genre et pays d’origine).

Le BCE peut demander des renseignements supplémentaires aux organismes de réglementation au cas par cas, en fonction de leur catégorie de risque ou, plus généralement, à des fins de conformité.

3. Réunions avec les organismes de réglementation

Le personnel du BCE organisera des réunions régulières avec les organismes de réglementation, dont la fréquence dépendra de leur catégorie de risque. Ces réunions constitueront une tribune d’échange de renseignements et, pour les organismes de réglementation appartenant aux catégories de risque « faible » et « relativement faible », de communication de mises à jour et de renseignements, ainsi que de discussion sur les pratiques d’inscription équitables novatrices. Pour les organismes de réglementation appartenant à la catégorie de risque « modéré à élevé », les réunions serviront de forums de conformité afin d’aborder et de résoudre les problèmes d’accès équitable actuels ou persistants.

​4. Réalisation du plan d’action pour la mise en conformité et d’autres rapports

En vertu des paragraphes 22(1) et 24(1) de la LAEPRMAO et des paragraphes 22.7(3) et 22.7(4) de l’annexe 2 de la LPSR, le BCE peut exiger qu’un organisme de réglementation prépare des rapports sur le respect par la profession réglementée de ses obligations légales. Pour les ordres des professions de la santé, cela peut également inclure des rapports en dehors du champ d’application des dispositions législatives pour lesquelles le BCE exerce une surveillance directe.

Le BCE utilise ce pouvoir pour demander des plans d’action pour la mise en conformité. Cet outil est généralement réservé aux organismes de réglementation présentant un risque « relativement faible » ou « modéré à élevé ». Le BCE et les organismes de réglementation utiliseront cet outil pour suivre la manière dont ces derniers résolvent les problèmes de conformité qui nécessitent des mesures supplémentaires selon le BCE, ou progressent dans leur résolution.

Même si le BCE travaillera main dans la main avec l’organisme de réglementation à l’élaboration d’un plan pour la mise en conformité mutuellement approuvé, mais il se réserve le droit de rédiger ce document de façon unilatérale.

Conformément aux dispositions susmentionnées, le BCE peut exiger d’autres rapports ou renseignements concernant des questions de conformité.

5. Lettre du ou de la commissaire à l’équité au ou à la PDG ou au registrateur ou à la registrateure, au conseil d’administration et/ou au ou à la ministre de tutelle

Si l’organisme de réglementation ne prend aucune mesure corrective ou ne fait état d’aucun progrès significatif dans l’atteinte des objectifs énoncés, le ou la commissaire à l’équité peut décider d’écrire aux hauts fonctionnaires de l’organisme ou au ou à la ministre de tutelle pour faire part de ses préoccupations. Cette approche sera généralement réservée aux organismes de réglementation appartenant à la catégorie de risque « modéré à élevé ».

6. Publication des problèmes de non conformité et des possibilités d’amélioration (rapport annuel et autres publications)

Si les outils de conformité susmentionnés ne produisent pas de résultats efficaces et que les problèmes de conformité persistent, le BCE peut décider de publier ses préoccupations courantes concernant les pratiques d’inscription de l’organisme de réglementation, et ce, dans une variété de médias tels que le site Web, le rapport annuel et d’autres publications du BCE. Le BCE n’utilisera cet outil de conformité qu’à l’encontre d’organismes de réglementation se trouvant dans la catégorie de risque « modéré à élevé » et les avisera au préalable de cette mesure.

7. Examen des pratiques d’inscription entamé par le BCE

En vertu de l’article 19 de la LAEPRMAO et de l’article 22.6 de l’annexe 2 de la LPSR, le BCE peut également exiger qu’un organisme de réglementation effectue un examen de ses pratiques d’inscription afin de veiller à ce qu’elles soient transparentes, objectives, impartiales et équitables. Le BCE pourra imposer cet examen au cas par cas. Ce rapport est conçu pour étudier les problèmes liés à la nécessité ou à la pertinence des exigences en matière d’inscription, au caractère raisonnable du délai de prise des décisions et des droits.

8. Évaluation de la conformité

L’alinéa 13(3)a) de la LAEPRMAO et l’alinéa 22.5(1)a) de l’annexe 2 de la LPSR indiquent que la fonction d’évaluer les pratiques d’inscription des organismes de réglementation en se fondant sur les obligations que la loi et les règlements leur imposent incombe au ou à la commissaire à l’équité.

L’évaluation de la conformité est un outil que le BCE peut utiliser pour les organismes de réglementation nouvellement établis ou ceux qui se trouvent dans la catégorie de risque « modéré à élevé ». Grâce à des initiatives ciblées en matière de conformité, le BCE déterminera le niveau de conformité de l’organisme de réglementation. Cette approche consistera en un examen des renseignements pertinents en vue d’évaluer dans quelle mesure l’organisme de réglementation remplit ses obligations légales et de tirer des conclusions éclairées quant aux mesures correctives qu’il devrait prendre.

9. Vérifications

Le processus de vérification s’apparente à un examen indépendant mené par un tiers approuvé par le BCE. Il s’agira généralement d’un examen délimité et ciblé des insuffisances substantielles et persistantes décelées dans les processus d’inscription d’un organisme de réglementation. La vérification devrait donner lieu à un rapport renfermant des constatations et des recommandations. 

Au titre du paragraphe 21(2) de la LAEPRMAO et du paragraphe 22.8(2) de l’annexe 2 de la LPSR, le coût de la vérification est assumé par l’organisme de réglementation et le rapport final doit être déposé auprès du ou de la ministre du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences pour les professions réglementées et les métiers, et du ou de la ministre de la Santé pour les ordres des professions de la santé.

Compte tenu de la nature significative du pouvoir de vérification, le BCE n’y recourra que si la situation le justifie. Cet outil est une option disponible à l’encontre des organismes de réglementation de la catégorie de risque « modéré à élevé ».

10. Ordonnances de se conformer (pour les organismes de réglementation relevant de la LAEPRMAO)

Si le ou la commissaire à l’équité conclut qu’une profession réglementée a contrevenu aux obligations spécifiques (partie III) ou aux obligations en matière d’établissement de rapports (partie VI) énumérées dans la LAEPRMAO, le ou la commissaire peut rendre une ordonnance de se conformer à l’encontre de l’organisme de réglementation. Les ordonnances peuvent renfermer toute mesure que le ou la commissaire à l’équité juge que l’organisme de réglementation devrait prendre ou s’abstenir de prendre en vue de se conformer à la législation. Les dispositions de la LAEPRMAO prévoient une procédure spécifique pour l’émission d’une ordonnance.