Objectif et conception
1. Qu’est-ce que le Cadre de conformité axé sur le risque du BCE
Le Cadre de conformité axé sur le risque (ci après le « Cadre ») décrit l’approche que le Bureau du commissaire à l’équité (BCE) applique pour superviser la conformité des organismes de réglementation avec les obligations législatives énoncées dans la
Loi de 2006 sur l’accès équitable aux professions réglementées et aux métiers à accréditation obligatoire (LAEPRMAO) et dans l’annexe 2 de la
Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR). Dans le cadre de cette approche, le BCE procède à une évaluation du risque auprès de chaque organisme de réglementation et adopte des outils de conformité supplémentaires en fonction du niveau de risque établi.
L’OFC a introduit l’approche axée sur le risque au printemps 2021. Le Cadre a remplacé l’ancienne Stratégie d’amélioration continue du BCE.
2. Pourquoi le BCE a-t-il adopté le Cadre?
Selon l’ancienne approche du BCE, chaque organisme de régulation faisait l’objet d’une évaluation des pratiques d’inscription tous les trois ans. En 2020, le besoin de mener des vérifications régulières et répétées est devenu moins pressant.
Si la plupart des organismes de réglementation ont su améliorer leurs pratiques d’inscription à un rythme constant au fil du temps, les progrès ont été inégaux d’une profession à l’autre. Dans certains cas, on a omis de se pencher sur des préoccupations de longue date. Parallèlement, vu les changements qui se sont opérés dans l’environnement réglementaire, les organismes de réglementation doivent faire face à de nouvelles difficultés.
Le BCE a modernisé son approche de manière à concentrer ses ressources limitées sur les questions urgentes ou de longue date. Désormais, grâce au Cadre, on peut établir un lien plus juste entre les risques et les exigences réglementaires.
3. Comment l’approche fonctionne-t-elle?
Dans le contexte de l’approche axée sur le risque, le BCE associe l’une des trois catégories de risque établies à chaque organisme de réglementation. Les catégories de risque sont utilisées pour déterminer le niveau d’attention que le BCE accordera à chaque organisme.
Plus particulièrement, les organismes de réglementation classés dans une catégorie de risque élevé font l’objet d’une surveillance accrue de la part de le BCE et se voient attribuer un plan d’action pour la mise en conformité afin d’orienter l’apport d’améliorations à leurs pratiques d’inscription. De même, on adopte une approche d’intervention progressive dans le cadre de laquelle on utilise des outils de conformité supplémentaires, en fonction des besoins.
Méthode
1. Comment les catégories de risque sont-elles attribuées?
Pour chaque cycle d’évaluation des risques, le BCE dresse un inventaire des risques afin de relever les facteurs clés susceptibles d’entraver la capacité d’un organisme de réglementation d’évaluer les demandes et de voir à l’inscription des candidats d’une manière équitable et efficace. Les risques peuvent être liés à la capacité ou à la volonté de l’organisme de réglementation de respecter ses obligations législatives, ainsi qu’à des influences externes telles que les conditions du marché du travail.
Pour chaque risque, le BCE évalue la probabilité qu’il se matérialise et l’impact qu’il est susceptible d’avoir. Après avoir examiné les risques recensés, le BCE attribue une catégorie de risque globale à chaque organisme de réglementation.
2. Il semblerait que certains des facteurs de risque ne sont pas entièrement sous le contrôle des organismes de réglementation. Pourquoi sont-ils pris en compte dans l’analyse?
Le BCE reconnaît que parmi les facteurs de risque, il y a certains éléments qui échappent au contrôle direct des organismes de réglementation.
Il est important de noter que l’évaluation des risques n’est pas la même chose que l’évaluation du rendement. L’objectif est de relever les problèmes ou les défis qui sont susceptibles d’entraver le parcours d’inscription d’un candidat et qui, par conséquent, requièrent l’attention d’un organisme de réglementation, des solutions novatrices et la définition de stratégies d’atténuation des risques.
Le BCE reconnaît également qu’il est possible que les organismes de réglementation doivent travailler avec leur ministère de tutelle, des tiers offrant des services d’évaluation et d’autres intervenants pour prendre des mesures à l’égard des risques externes tels que les pénuries sur le marché du travail.
3. Quel est le lien entre l’évaluation des risques et l’évaluation du respect de la législation par l’organisme de réglementation?
Le BCE traite l’évaluation des risques différemment de l’évaluation de la conformité ou du rendement. Lors d’une évaluation de la conformité, on s’emploie à relever et à corriger les cas de non-conformité. L’évaluation des risques est plus proactive; dans le cadre de celle-ci, on entend cerner les vulnérabilités auxquelles il faut prêter attention et qui peuvent être ciblées par des mesures préventives ou correctives.
L’évaluation des risques n’est pas un outil punitif. Les cotes de risque du BCE sont plutôt conçues pour aider les organismes de réglementation et le BCE à concentrer leurs ressources collectives sur les démarches visant à relever les facteurs susceptibles de constituer des obstacles à des pratiques d’inscription équitables et à y remédier.
L’objectif ultime est d’aider les professionnels qualifiés à contribuer pleinement à la société ontarienne en une période où leurs compétences sont tout particulièrement requises.
4. Quelles sont les catégories de risque établies dans le contexte du Cadre mis à jour?
Un organisme de réglementation peut être classé dans trois catégories de risque :
- Faible
- Relativement faible
- Modéré à élevé
5. Le BCE va-t-il modifier ou mettre à jour ses facteurs de risque à un certain moment?
Le BCE examinera régulièrement les risques qu’il a recensés et ses facteurs de risque pour vérifier s’ils demeurent pertinents et appropriés. Nous ne procéderons à des mises à jour qu’après une consultation adéquate.
Processus d’évaluation des risques
1. À quoi ressemble le processus d’évaluation des risques?
Le processus d’évaluation des risques comporte quatre étapes distinctes :
1. L’organisme de réglementation fournit des renseignements D’abord, le BCE fournira à chaque organisme de réglementation un questionnaire du Cadre de conformité axé sur le risque à remplir. Les renseignements donnés dans ce questionnaire s’ajouteront à ceux que l’organisme aura déjà transmis au BCE dans son dernier rapport sur les pratiques d’inscription équitables et dans d’autres rapports périodiques.
| Organismes de réglementation visés par la LAEPRMAO Ils recevront le questionnaire du Cadre de conformité axé sur le risque d’ici le 20 novembre 2023, et devront le retourner au plus tard le 20 décembre. Organismes de réglementation visés par la LPSR: Ils recevront le questionnaire du Cadre de conformité axé sur le risque d’ici le 14 novembre 2023, et devront le retourner au plus tard le 14 décembre.
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2. Le BCE attribue une cote de risque provisoire
Le BCE évaluera le profil de risque des organismes de réglementation et leur attribuera une cote de risque provisoire.
| Janvier – février 2024
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3. L’organisme de réglementation a l’occasion de formuler des commentairesDans les cas où il aura attribué une cote de risque provisoire « relativement faible » ou « modéré à élevé », le BCE en fera part aux organismes de réglementation concernés et leur offrira l’occasion de formuler des commentaires ou de fournir des renseignements supplémentaires.
| Fin février – début mars 2024
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4. Le BCE mène à bonne fin le processus d’attribution des cotes de risqueLe BCE prendra en compte les commentaires ou les renseignements supplémentaires fournis, le cas échéant, attribuera les cotes de risque définitives et informera, par lettre, chaque organisme de réglementation des raisons qui justifient les cotes données.
| D’ici le 1er avril 2024
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5. Comment le BCE s’y prendra-t-il pour voir à ce que l’évaluation des risques soit juste, objective et équitable?
Le Cadre est étroitement intégré aux obligations législatives énoncées dans les deux lois sur l’accès équitable et il demande l’engagement de l’organisme de réglementation.
Le BCE fondera son évaluation des risques sur les données probantes et les renseignements que lui transmettront les organismes de réglementation. Il s’agira notamment du questionnaire du Cadre de conformité axé sur le risque, des rapports sur les pratiques d’inscription équitables et des réponses données à toute autre enquête menée en cours d’année.
Le BCE complétera ces données par les observations générales dont il dispose à propos du rendement des organismes de réglementation, comme celles issues des discussions avec les analystes de la conformité, des demandes de renseignements des candidats, des commentaires des principaux intervenants et des décisions des tribunaux d’appel. Dans les cas où ces renseignements mèneront à l’attribution d’une cote provisoire de risque élevé, les organismes de réglementation auront l’occasion de répondre et de fournir des renseignements supplémentaires.
De même, le BCE utilisera un processus interne de contrôle de la qualité, comprenant des discussions d’équipe et un examen par la direction, afin de garantir la cohérence quant à l’application du Cadre et du mécanisme d’évaluation des risques auprès des différents organismes de réglementation. Le directeur du BCE et le commissaire à l’équité examineront chaque situation dans laquelle une cote de risque élevé est proposée.
6. Quelles sont les répercussions d’une cote de risque élevée?
L’OFC utilise les catégories de risque pour adapter son approche en matière de conformité. Voici des exemples :
- Les organismes de réglementation appartenant à la catégorie de risque « faible » feront l’objet d’une approche « légère » en matière de conformité.
- Le BCE exigera des organismes de réglementation de la catégorie de risque « relativement faible » qu’ils prennent part à une rencontre avec des membres de son personnel sur une base trimestrielle et qu’ils réalisent un plan d’action.
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Pour ce qui est des organismes de réglementation classés dans une catégorie de risque élevé, le BCE exigera qu’ils réalisent eux aussi des plans d’action et qu’ils participent à des réunions bimestrielles pour que l’on puisse suivre les progrès réalisés dans le cadre de ces plans.
Le BCE utilisera des outils de conformité supplémentaires, en fonction des besoins.
7. Les organismes de réglementation auront-ils l’occasion de contester la catégorie de risque attribuée?
Conformément à ses principes de réglementation modernes, le BCE appuiera son approche sur les principes de transparence, de professionnalisme et de collaboration.
Dans les cas où le BCE aura attribué une cote de risque provisoire « relativement faible » ou « modéré à élevé », les organismes de réglementation concernés auront l’occasion de présenter au BCE des renseignements supplémentaires et des commentaires avant l’attribution d’une cote de risque définitive et de demander une réunion à cette fin.
8. Le BCE divulguera-t-il publiquement les catégories de risque des organismes de réglementation?
En tant qu’organisme de réglementation moderne, le BCE s’efforce de mener ses activités d’une manière transparente et en assumant sa responsabilité à l’égard du public. Dans le cadre de cet engagement, le BCE prévoit de divulguer au moyen de ses rapports publics (p. ex. ses rapports annuels) les catégories de risque des organismes de réglementation, ainsi que les progrès et les réalisations de ces organismes pour ce qui est d’atténuer les risques relevés.
9. Comment le BCE et le ministère de la Santé veilleront-ils à ce que leurs exigences en matière de rapports soient complémentaires et non duplicatives?
Le BCE continue de collaborer avec le ministère de la Santé (MSAN) afin de voir à ce que le Cadre de conformité axé sur le risque et le Cadre de mesure de la performance des ordres professionnels (CMPOP) du MSAN soient harmonisés et complémentaires. Dans la mesure du possible, nous irons chercher les renseignements requis dans le CMPOP plutôt que d’exiger un rapport similaire.
